Accordo Stato-Regioni 2025: nuovi obblighi formativi per i Preposti alla Sicurezza

Cosa cambia per i Preposti nel 2025: formazione 12 ore, niente e-learning, aggiornamento biennale

Per la figura del Preposto il nuovo Accordo prevede un percorso formativo iniziale più lungo e stringente. La formazione iniziale obbligatoria passa da 8 ore a 12 ore minime, con programmi ampliati sugli aspetti giuridici, organizzativi e di gestione dei rischi. Importante novità sulle modalità: non è più consentito svolgere questo corso base in e-learning asincrono – il corso va seguito obbligatoriamente in presenza fisica o in videoconferenza sincrona (equiparata all’aula). 

Anche la frequenza degli aggiornamenti periodici viene modificata in maniera radicale: non più quinquennale, ma biennale (ogni 2 anni), per una durata minima di 6 ore, da effettuarsi esclusivamente in presenza. In altre parole, i Preposti dovranno seguire corsi di aggiornamento più frequenti (due volte nel quinquennio anziché una), garantendo un costante allineamento alle nuove prassi e normative di sicurezza.

Inoltre, i programmi formativi dovranno includere nuovi temi legati ai rischi emergenti, in risposta alle sfide attuali negli ambienti di lavoro. Ad esempio, diventano obbligatori approfondimenti su ergonomia, prevenzione di molestie e violenze sul lavoro, gestione dello stress e altri rischi emergenti. L’introduzione di questi argomenti mira a rendere i Preposti più consapevoli e preparati di fronte a problemi oggi sempre più rilevanti (come il sovraccarico biomeccanico o il mobbing), completando le competenze tradizionali in materia di sicurezza.

Cosa fare se un Preposto ha già completato la “vecchia” formazione? L’Accordo 2025 non richiede di ricominciare da capo: gli attestati pregressi restano validi a tutti gli effetti. Tuttavia, bisognerà pianificare al più presto un’integrazione formativa per coprire le ulteriori 4 ore ora richieste, colmando eventuali lacune nei nuovi contenuti introdotti. In parallelo, va organizzato il primo aggiornamento biennale entro 2 anni dall’ultimo corso seguito, così da allinearsi subito alla nuova periodicità. Ad esempio, un Preposto formato nel 2023 dovrà effettuare l’aggiornamento entro il 2025 (anziché attendere il 2028, come previsto dalla vecchia normativa). Questo anticipo delle scadenze va tenuto presente da HR e RSPP per evitare situazioni di non conformità.

Il Preposto come attore chiave della sicurezza: sorveglianza attiva ed esempio pratico

Le novità normative sottolineano la centralità del Preposto nella prevenzione quotidiana in azienda. Sul campo, il Preposto rappresenta “gli occhi e le orecchie” del Datore di Lavoro vigilando che le procedure di sicurezza siano applicate e che i lavoratori operino in modo sicuro. Un Preposto adeguatamente formato sarà in grado di riconoscere e gestire in anticipo situazioni di rischio, grazie alle maggiori competenze acquisite e al costante aggiornamento biennale che mantiene fresche le conoscenze.

Il nuovo Accordo ribadisce il ruolo attivo e di responsabilità del Preposto in prima linea. In caso di comportamenti pericolosi o non conformi alle norme, il Preposto ha il dovere di intervenire immediatamente, anche disponendo l’interruzione dell’attività se necessario, per tutelare la sicurezza. Per poter svolgere questo compito delicato, è fondamentale che il Preposto sia investito dell’autorevolezza necessaria dall’azienda e si senta supportato dal Datore di Lavoro e dall’RSPP. Ciò gli permette di agire con prontezza e fermezza (ad esempio fermando un operaio che utilizza una macchina in modo insicuro), sapendo di avere alle spalle l’appoggio della direzione. In questo senso, il Preposto diventa un esempio pratico per tutta la squadra: dimostra con i fatti l’importanza di rispettare le regole, indossare i DPI e mettere in atto le procedure di sicurezza in ogni momento.

Non solo vigilanza e intervento: il Preposto, con la sua formazione rafforzata, diventa anche promotore di cultura della sicurezza. Può svolgere un ruolo di “formatore sul campo” informale verso i colleghi, ad esempio organizzando brevi briefing periodici sulla sicurezza nel proprio reparto. In questi incontri, il Preposto richiama i punti chiave appresi nei corsi (inclusi i nuovi moduli su rischi emergenti introdotti dall’Accordo 2025, come l’ergonomia o la gestione delle molestie sul lavoro) e incoraggia una partecipazione attiva alle procedure di sicurezza. Questo approccio contribuisce a creare un clima di fiducia in reparto, dove i lavoratori vedono nel Preposto un riferimento competente e attento, al quale possono rivolgersi per dubbi o segnalazioni. In sostanza, il Preposto diventa il motore quotidiano della sicurezza: osserva, corregge, ascolta e forma continuamente sul campo.

Esempio pratico: Maria è responsabile di un team di 10 operai in un’azienda di logistica ed è stata formalmente nominata Preposto. Con l’entrata in vigore del nuovo Accordo, l’azienda la iscrive subito al nuovo corso di 12 ore per Preposti, in cui Maria approfondisce sia le normative sia le modalità pratiche per gestire la sicurezza in reparto. Dopo aver completato il corso, Maria decide di organizzare ogni settimana una breve riunione con la sua squadra, prima dell’inizio del turno: ricorda l’importanza di utilizzare i DPI, verifica che le procedure appena apprese siano chiare a tutti e invita i lavoratori a segnalare immediatamente eventuali situazioni anomale o rischiose. Durante un sopralluogo, nota ad esempio che un nuovo addetto solleva scatoloni in posizione scorretta: Maria interviene subito per correggerlo, richiamando i concetti di ergonomia trattati nella formazione. In questo modo applica concretamente ciò che ha appreso e migliora la vigilanza attiva sul campo, prevenendo possibili infortuni. L’atteggiamento proattivo di Maria non solo risolve tempestivamente le irregolarità, ma motiva anche la sua squadra a prendere sul serio la sicurezza come parte integrante del lavoro quotidiano.

Istruzioni per HR e RSPP: pianificare, calendarizzare e monitorare la formazione dei Preposti

Le aziende, e in particolare chi si occupa di formazione e sicurezza (HR Manager, RSPP, Datore di Lavoro), devono muoversi in modo organizzato per rispettare i nuovi obblighi formativi dei Preposti. Ecco alcune indicazioni pratiche per pianificare, calendarizzare e monitorare efficacemente la formazione dei Preposti alla luce dell’Accordo 2025:

• Aggiornare il piano formativo interno: rivisitare le procedure e il piano di formazione aziendale includendo le nuove durate e frequenze previste per ogni ruolo. Nel caso dei Preposti, assicurarsi di inserire il corso iniziale da 12 ore e l’aggiornamento biennale da 6 ore, evidenziando che si tratta di requisiti obbligatori. Comunicare chiaramente a tutti i livelli aziendali che le regole sono cambiate e quali sono le implicazioni: ad esempio, emanare una linea guida interna che specifichi che ogni nuovo Preposto deve completare la formazione entro un determinato tempo dalla nomina. Anche i vertici aziendali vanno coinvolti: il Datore di Lavoro, ad esempio, dovrà essere informato del suo nuovo obbligo formativo personale (corso di 16 ore) e supportato nel rispettarlo. Una comunicazione tempestiva e ufficiale aiuta tutti a prepararsi per tempo e a prendere sul serio i nuovi adempimenti.

• Implementare un sistema di monitoraggio e alert sulle scadenze: dato l’aumento della frequenza formativa, è essenziale dotarsi di strumenti per tracciare le scadenze dei corsi e ricevere promemoria in anticipo. Si può utilizzare un software HR dedicato o anche un calendario elettronico condiviso, purché strutturato. L’HR dovrebbe tenere per ogni Preposto la data di ultimo corso fatto e la data entro cui fare l’aggiornamento successivo. Configurare notifiche automatiche con congruo anticipo è fortemente consigliato: ad esempio, impostare un promemoria 3 mesi prima che un Preposto maturi i due anni dal suo ultimo corso, così da poter organizzare per tempo l’aggiornamento biennale. Un simile sistema di alert evita che qualche scadenza passi inosservata e consente di gestire la formazione senza oltrepassare i termini (scongiurando rischi di sanzioni).

• Calendarizzare i corsi con flessibilità e criterio: pianificare le sessioni formative tenendo conto sia dei nuovi vincoli normativi sia delle esigenze produttive. Innanzitutto, bisogna rispettare le modalità consentite: alcuni corsi possono svolgersi anche in videoconferenza sincrona o in modalità mista (blended), ma il corso per Preposti deve essere svolto in aula (o VCS) e non più in e-learning asincrono. Questo implica organizzare logisticamente sessioni in presenza o dirette online, selezionando formatori qualificati e piattaforme idonee. Dal lato pratico, conviene concentrare i corsi in periodi di minore carico di lavoro oppure scaglionare la partecipazione dei Preposti, in accordo con i responsabili di reparto. Ad esempio, si può evitare di togliere tutti i Preposti dalla produzione contemporaneamente, pianificando più edizioni del corso e distribuendo i partecipanti. Qualora possibile (e consentito per quello specifico corso), si possono alternare moduli online per la teoria generale e sessioni in presenza per la parte pratica, così da ridurre gli spostamenti mantenendo la conformità. L’obiettivo è minimizzare l’impatto sull’operatività aziendale senza compromettere la qualità e il rispetto dei requisiti formativi.

• Aggiornare i contenuti e formare i formatori: il nuovo Accordo introduce argomenti obbligatori che finora potevano essere trascurati, quindi rivedere i programmi didattici è fondamentale. Verificare che i corsi per Preposti includano i capitoli sui rischi emergenti (ad es. ergonomia, stress lavoro-correlato, molestie e violenze) e sulle ultime novità normative. Questo può richiedere di aggiornare slide, dispense e casi di studio. Assicurarsi anche che i formatori – siano interni o di enti esterni – siano aggiornati a loro volta su questi temi, così da poterli trattare con competenza e calare nella realtà aziendale. Un Preposto formerà meglio se nel corso si discute, ad esempio, di come prevenire un sovraccarico biomeccanico in catena di montaggio o come riconoscere segnali di disagio tra i collaboratori: esempi pratici calzanti aiutano a trasferire i nuovi contenuti nella pratica quotidiana.

• Documentare e archiviare tutte le attività formative: con regole più stringenti, la tracciabilità della formazione diventa ancora più importante. Per ogni corso svolto (iniziale o aggiornamento) è obbligatorio preparare un fascicolo del corso contenente tutta la documentazione: registro delle presenze, programma e materiali utilizzati, prova di verifica finale con relativo verbale ed elenco dei partecipanti, e copia degli attestati rilasciati. Questo fascicolo deve essere conservato per almeno 10 anni a cura del soggetto formatore, risultando disponibile in caso di ispezioni. Inoltre, come già accennato, ad ogni corso va abbinata una verifica finale dell’apprendimento: test scritto, prova pratica o colloquio a seconda dei casi. L’esito della verifica va formalizzato in un verbale e anch’esso archiviato nel fascicolo. L’HR e l’RSPP dovranno quindi predisporre procedure per raccogliere e custodire questi fascicoli (in formato cartaceo o digitale), magari centralizzandoli in un unico archivio. Una documentazione completa non solo garantisce la conformità in sede di controllo, ma offre anche uno storico prezioso per analizzare l’efficacia della formazione nel tempo. Ad esempio, tenere traccia dei test finali può aiutare a individuare argomenti in cui i Preposti mostrano difficoltà ricorrenti, su cui eventualmente fare ulteriori approfondimenti in futuro.

In sintesi, HR e RSPP dovranno farsi promotori di un sistema formativo più dinamico e monitorato: aggiornare le policy interne, dotarsi di strumenti di gestione (ad esempio un learning management system per i corsi), e collaborare strettamente per assicurare che nessun Preposto resti indietro con la formazione. Una buona pratica può essere organizzare riunioni periodiche tra HR, RSPP e dirigenti di linea per fare il punto sulle formazioni effettuate e pianificare quelle a venire. Questo lavoro di squadra garantirà non solo la conformità normativa, ma anche un effettivo miglioramento delle competenze di sicurezza in azienda.

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